ЭТрН: что это, кто оформляет и что изменилось с 1 сентября 2026 года

Водитель стоит у ворот склада. Груз погружен, а транспортной накладной нет ни на бумаге, ни в виде ЭТрН в телефоне: грузоотправитель «ещё не подключился к оператору», а логист перевозчика не понимает, кто из них должен создать документ. Рейс задерживается на два часа, заказчик звонит каждые десять минут.

С 1 сентября 2026 года такие ситуации стали ежедневными. Ниже — что такое ЭТрН, кто и когда её оформляет, в каких случаях бумага ещё законна и чем на самом деле грозит работа без электронной накладной. Каждое утверждение сопровождается ссылкой на норму.

Что такое ЭТрН простыми словами

ЭТрН — электронная транспортная накладная. Это та же транспортная накладная, что раньше печатали в трёх экземплярах, только участники перевозки оформляют и подписывают её электронно через операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Сведения из накладной поступают в государственную систему ГИС ЭПД.

Обязанность закреплена в Уставе автомобильного транспорта. После изменений, которые внёс Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, часть 1 статьи 8 Устава звучит так: транспортная накладная формируется в виде электронной транспортной накладной, а случаи бумажной формы определяет Минтранс. Эта норма вступила в силу 1 сентября 2026 года.

Две вещи часто путают с ЭТрН. Электронный путевой лист (ЭПЛ) — документ о машине и водителе, а не о грузе. Чем они отличаются и кому ЭПЛ обязателен, разобрано в отдельной статье. УПД — документ о передаче товара покупателю. ЭТрН его не заменяет, это разные документы с разными операторами.

С какого числа ЭТрН обязательна

С 1 сентября 2026 года ЭТрН — общее правило для коммерческих автомобильных перевозок грузов по договору перевозки внутри России, независимо от отрасли и вида груза. Масса машины значения не имеет: порог 3,5 тонны, который часто упоминают, относится к допуску перевозчиков, а не к накладной.

Переходный период до 1 марта 2027 года не переносит дату обязательности. Он появился из поручения Президента Пр-1784 по итогам совещания 19 июля 2026 года: до 1 марта 2027 года МВД и Ространснадзор при проверке в пути, если вместо электронного документа предъявлен бумажный, ограничиваются устным замечанием.

На практике это значит следующее. Водителя с бумажной накладной до марта не оштрафуют за форму документа. Но обязанность оформлять ЭТрН действует с 1 сентября, а налоговые и договорные риски переходный период не снимает: накладная — один из документов, которыми компания подтверждает расходы на перевозку.

Когда транспортную накладную можно оформить на бумаге: 12 случаев

Случаи бумажной формы перечислены в приказе Минтранса от 01.06.2026 № 262. Изначально их было восемь. Приказ от 02.09.2026 № 391 добавил ещё четыре, новые пункты действуют с 19 сентября 2026 года. Перечень закрытый: договорённость сторон бумажную форму не легализует. Бумага допустима, если:

1. перевозятся грузы военного назначения при участии Минобороны, МВД, Росгвардии, ФСБ, МЧС, СВР или ФСО;
2. участник — иностранная организация, которой нет в реестре аккредитованных филиалов и представительств;
3. каботаж выполняют перевозчики из стран ЕАЭС;
4. отправитель или получатель — физлицо, груз для личных нужд;
5. произошёл сбой, зафиксированный ГосСОПКА;
6. нет интернета, в том числе в населённых пунктах из перечня Правительства;
7. грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо;
8. перевозятся драгоценные металлы и камни;
9. действует режим ЧС или повышенной готовности, военное положение или режим КТО;
10. перевозятся специальные грузы;
11. перевозятся периодические печатные издания;
12. перевозится продукция военного и двойного назначения во внешнеторговой деятельности.

Обратное тоже возможно: даже в этих двенадцати случаях стороны вправе договориться об электронной накладной.

Когда ЭТрН не нужна совсем

Транспортная накладная — документ договора перевозки. Если договора перевозки нет, накладная не нужна ни в электронном, ни в бумажном виде. Так бывает в трёх типичных ситуациях:

• компания везёт груз собственным транспортом между своими складами;
• покупатель забирает товар своим транспортом (самовывоз);
• поставщик доставляет товар своим транспортом без отдельной платы за перевозку.

Документы на товар при этом остаются: УПД, накладные, а для маркируемой продукции — свои требования. Отсутствие ЭТрН не освобождает от первичного учёта.

Самовывоз, свои склады и экспедитор: частные случаи

Самовывоз наёмным перевозчиком — другая история. Покупатель нанимает перевозчика, появляется договор перевозки, и электронная накладная нужна. Обычно покупатель выступает и грузоотправителем, и грузополучателем, а перевозчик подписывает свои титулы на погрузке и выдаче. Титул погрузки подписывает тот, кто фактически грузит: покупатель или продавец по его поручению.

Перевозка между своими складами чужим транспортом — это договор перевозки, но отправитель и получатель совпадают. Пункт 7 перечня разрешает здесь бумагу. Электронная накладная при этом не запрещена, и если в компании уже налажен обмен, проще оформлять её и в этом случае.

Экспедиторы работают по отдельным правилам. Бумажные случаи для экспедиторских документов задаёт другой приказ Минтранса — № 115 от 03.04.2026, и его перечень не совпадает с перечнем для накладной.

Кто оформляет ЭТрН и подписывает титулы

ЭТрН состоит из титулов — разделов, которые заполняют и подписывают разные участники строго по порядку. Обязательных титулов четыре:

1. Т1 — грузоотправитель: стороны, условия перевозки, груз, машина и водитель;
2. Т2 — перевозчик: груз принят к перевозке;
3. Т3 — грузополучатель: груз принят, есть ли расхождения;
4. Т4 — перевозчик: груз сдан.

Ещё четыре титула заполняют по ситуации: Т5 и Т6 фиксируют стоимость перевозки, Т7 — переадресацию груза, Т8 — смену водителя или машины. Формат ЭТрН утвердила ФНС приказом от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Создаёт накладную грузоотправитель, если договор не предусматривает иное. На практике её часто готовит тот, у кого лучше настроена учётная система: крупный перевозчик для мелких клиентов или крупный отправитель для мелких перевозчиков. Важно договориться об этом в договоре заранее, а не у ворот склада.

Какие подписи нужны

Перевозочные документы подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной подписью физлица, сертификат которой создан через госуслуги («Госключ»). Это установлено статьёй 18.1 Устава в редакции 140-ФЗ. Распределение подписей обычно такое:

• руководитель юрлица или ИП подписывает своей УКЭП;
• сотрудник — логист, кладовщик, диспетчер — подписывает личной подписью с машиночитаемой доверенностью (МЧД);
• водитель подтверждает приём и сдачу груза простой электронной подписью в приложении оператора, а уполномоченный сотрудник перевозчика затем подписывает титул УКЭП.

МЧД — это доверенность, а не замена подписи. Без личной подписи сотрудника одна МЧД документ не подпишет.

Чем на самом деле грозит работа без ЭТрН

Специального штрафа именно за бумажную накладную вместо электронной в КоАП нет. Есть часть 2 статьи 12.3 КоАП: управление машиной без путевого листа или товарно-транспортных документов, когда они обязательны. Наказание — предупреждение или штраф 500 рублей водителю.

Суммы «от 100 тысяч до 1 миллиона рублей», которые встречаются в статьях про ЭТрН, относятся к другой норме — статье 11.14.3 КоАП. Это штрафы для экспедиторов, которые работают без записи в реестре ГосЛог. К отсутствию электронной накладной у перевозчика они отношения не имеют.

Главные риски лежат не в КоАП. Без корректно оформленной накладной сложнее подтвердить расходы на перевозку и вычет НДС, а заказчики всё чаще прописывают ЭТрН в договорах как условие оплаты рейса.

Как перейти на ЭТрН: пять шагов

Срок перехода зависит от числа контрагентов и того, где компания ведёт рейсы: в таблицах, в 1С или в TMS. Порядок действий одинаковый для отправителя и перевозчика:

1. выбрать оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса — это не то же самое, что оператор ЭДО для счетов и УПД;
2. оформить подписи: УКЭП руководителю, личные подписи и МЧД сотрудникам, приложение для водителей;
3. договориться с ключевыми контрагентами, кто создаёт накладную и через каких операторов идёт обмен (операторы работают в роуминге);
4. провести тестовый рейс от Т1 до Т4 с одним заказчиком;
5. связать ЭТрН с учётной системой, чтобы данные рейса не перепечатывались вручную.

Как выбрать оператора, какие вопросы ему задать и как связать ЭТрН с 1С — в статье «ЭТрН и ГИС ЭПД: как перейти на электронные накладные».

Где ЭТрН начинает экономить время, а не отнимать

Если рейсы ведутся в таблицах, электронная накладная добавляет работу: логист вручную переносит данные рейса в кабинет оператора, а потом ловит статусы подписания по телефону. Ошибка в госномере или ФИО водителя всплывает уже у ворот склада.

Если рейсы ведутся в TMS, накладная собирается из данных заявки. Титул Т1 заполняется из карточки рейса: груз, адреса, машина и водитель уже есть в системе. Статусы подписания приходят от оператора по API и видны диспетчеру в той же карточке. Водитель подписывает свои титулы в мобильном приложении, где у него уже открыт маршрут.

Так WAPP проектирует системы управления перевозками: обмен накладными — один из контуров интеграции рядом с телематикой, картами и учётом. Остальные контуры логистики — в решениях для логистики.

Частые вопросы об ЭТрН

Что важно запомнить

ЭТрН обязательна с 1 сентября 2026 года для перевозок по договору перевозки внутри России. Бумага законна в 12 случаях из закрытого перечня, а без договора перевозки накладная не нужна вовсе. До 1 марта 2027 года за бумажный документ в пути грозит устное замечание, но обязанность и налоговые риски никуда не делись. Лучшее время подключить оператора, оформить подписи и провести тестовый рейс — до того, как переходный период закончится.