Транспортная накладная в 2026 году: образец, разделы и кто что заполняет
Грузовик стоит на складе, водитель ждёт документы. Кладовщик распечатывает транспортную накладную по старому шаблону, подписывает и отдаёт. Через три часа инспектор просит электронную накладную: с 1 сентября 2026 года бумага допустима только в отдельных случаях, и этот рейс к ним не относится.
Транспортная накладная никуда не делась, изменился её формат. Ниже — что такое транспортная накладная в 2026 году, когда её ещё можно оформить на бумаге, из каких разделов она состоит и кто какой раздел заполняет и подписывает.
Что такое транспортная накладная
Транспортная накладная — документ договора перевозки груза. Она подтверждает, что грузоотправитель передал груз перевозчику, а перевозчик доставил его грузополучателю. По накладной видно, какой груз, в каком состоянии и когда принят, на какой машине его везли и кто его получил.
Составляет накладную грузоотправитель, если договором перевозки не предусмотрено иное. Так сказано в статье 8 Устава автомобильного транспорта.
Если договора перевозки нет, накладная не нужна. Например, компания везёт свой товар на своей машине: перевозки по договору здесь нет, вместо накладной оформляют путевой лист. Так это объясняет Минтранс.
Что изменилось с 1 сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года транспортная накладная оформляется в электронном виде — как электронная транспортная накладная (ЭТрН). Бумажная накладная законна только в случаях, которые перечислил Минтранс в приказе от 01.06.2026 № 262 и дополнил приказом от 02.09.2026 № 391. Всего таких случаев 12: например, груз для личных нужд физлица, перевозка между подразделениями одной компании, сбой информационных систем или отсутствие интернета.
Полный перечень, переходный период до 1 марта 2027 года и порядок подписания ЭТрН разобраны в статье «ЭТрН: что это, кто оформляет и что изменилось с 1 сентября 2026 года».
Одновременно закончили действовать правила перевозок грузов, утверждённые постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200: срок их действия — до 1 сентября 2026 года. В этих правилах была утверждена форма транспортной накладной. Новые правила перевозок теперь утверждает Минтранс. На 8 ноября 2026 года мы нашли только проект приказа с новыми правилами, принятого документа — нет.
Если накладная оформляется на бумаге, заполняйте все 12 разделов прежней формы. Те же сведения содержит ЭТрН, и проверяющие ориентируются на этот состав. Перед массовым оформлением уточните статус новых правил у юриста.Разделы транспортной накладной
Форма из приложения № 4 к правилам № 2200 состоит из 12 разделов. Разделы с пометкой «при наличии» и «при необходимости» заполняют, только если такие сведения есть. Остальные обязательны.
- Грузоотправитель.
- Грузополучатель — с местом доставки груза.
- Груз: наименование, упаковка, количество мест, масса, состояние.
- Сопроводительные документы на груз (при наличии).
- Указания грузоотправителя: маршрут, срок доставки, особые условия, кто может переадресовать груз.
- Перевозчик — с ФИО и водительским удостоверением водителя.
- Транспортное средство: тип, марка, госномер, тип владения — отдельно для тягача и прицепа.
- Приём груза.
- Переадресовка (при наличии).
- Выдача груза.
- Отметки грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика (при необходимости).
- Стоимость перевозки (при необходимости).
Есть и раздел 1а «Заказчик услуг по организации перевозки». Его заполняют, если в перевозке участвует экспедитор и грузоотправителем указан он.
Для компаний и ИП в разделах указывают полное наименование, ИНН, адрес и телефон. Для физлиц — ФИО, ИНН или данные водительского удостоверения для водителя и телефон.
Образец заполнения транспортной накладной
На образце видно главное: почти всю накладную заполняет грузоотправитель ещё до погрузки. Перевозчик и грузополучатель отвечают за свои подписи и отметки по ходу перевозки.
Кто заполняет и подписывает накладную
Порядок заполнения разделов описан в пунктах 100–114 правил № 2200. Этапы такие:
- Грузоотправитель составляет накладную: разделы 1–7, в том числе данные перевозчика, машины и водителя.
- При погрузке раздел 3 «Груз» заполняет тот, кто грузит, — обычно сам грузоотправитель.
- В разделе 8 «Приём груза» расписываются грузоотправитель и водитель. Водитель подписывает после того, как сверил груз, упаковку и количество мест с разделом 3 и внёс свои замечания.
- Если груз переадресуют в пути, раздел 9 заполняет перевозчик.
- В разделе 10 «Выдача груза» расписывается грузополучатель или его уполномоченный сотрудник.
- Отметки об актах взвешивания и расхождениях вносят в раздел 11 грузоотправитель, перевозчик или грузополучатель.
- Раздел 12 заполняют перевозчик и грузоотправитель, если накладная используется как первичный учётный документ для бухгалтерии.
Правила требуют подписи сторон, о печати в них ничего не сказано. Водитель не может действовать от имени двух сторон договора сразу — например, расписаться и за перевозчика, и за грузополучателя. В пустых строках бумажной формы ставят прочерк.
Сколько экземпляров оформлять
Бумажную накладную оформляют в трёх экземплярах — по одному для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Если накладная служит первичным учётным документом для бухгалтерии, грузоотправителю оформляют четвёртый экземпляр. Так было установлено пунктом 10 правил № 2200. Электронную накладную стороны подписывают в информационной системе оператора, бумажные экземпляры для неё не нужны.
Транспортная накладная, ТТН и ТОРГ-12: в чём разница
Три документа часто путают, хотя они отвечают за разное.
| Документ | Что подтверждает | Кто оформляет |
|---|---|---|
| Транспортная накладная | Договор перевозки: груз принят перевозчиком и выдан получателю | Грузоотправитель, подписывают три стороны |
| ТТН (форма 1-Т) | Движение товарно-материальных ценностей и расчёты за перевозку | Грузоотправитель; форма Госкомстата 1997 года |
| ТОРГ-12 (товарная накладная) | Продажу или отпуск товара покупателю | Продавец |
Транспортная накладная не заменяет ТОРГ-12 или УПД: продажа и перевозка — разные сделки. ТТН 1-Т — унифицированная форма Госкомстата: с 2013 года такие формы не обязательны, но в отдельных отраслях ТТН используют по привычке.
Штрафы
Водитель, который везёт груз по договору перевозки без транспортной накладной, получит предупреждение или штраф 500 рублей по части 2 статьи 12.3 КоАП. До 1 марта 2027 года за бумажную накладную вместо электронной инспекторы ограничиваются замечанием, но обязанность оформлять ЭТрН уже действует.
Сколько хранить транспортные накладные
Накладная, которая служит первичным учётным документом, хранится 5 лет по статье 277 перечня Росархива. Если по перевозке идёт спор, документ хранят до его решения. Электронные накладные хранятся у оператора ЭДО и в ГИС ЭПД.
Где накладные съедают время
На бумаге накладная — это перепечатывание одних и тех же данных: реквизиты сторон, машина, водитель, груз. Ошибка в госномере или массе всплывает на приёмке или в споре о недостаче, а бухгалтерия ждёт оригинал с подписью получателя неделями.
В транспортной системе накладная собирается из заявки: стороны, машина, водитель и груз уже есть в карточке рейса. Электронная накладная уходит оператору без ручного ввода, а статусы подписей видны диспетчеру в реальном времени. Так устроены системы управления перевозками (TMS), которые проектирует WAPP. Путевой лист к рейсу можно собрать в генераторе путевого листа онлайн.
Частые вопросы о транспортной накладной
Что важно запомнить
С 1 сентября 2026 года транспортная накладная по умолчанию электронная, бумажная — только в 12 случаях из закрытого перечня. В накладной 12 разделов: первые семь заполняет грузоотправитель, подписи ставят он, водитель и грузополучатель. Если вы перевозите свой груз своим транспортом, накладная не нужна — нужен путевой лист.